営業職が年度末に退職する場合の手続きは？

営業職が年度末に退職する場合も、基本的な手続きは他の職種と同じです。退職日を決めて会社へ申し出た後、業務の引き継ぎ、貸与品の返却、社会保険・税金の手続きを進めます。

ただし営業職は、担当顧客の引き継ぎ、商談や契約の進捗、売上やインセンティブの精算など、退職前に整理する項目が多くなりやすい職種です。3月31日を退職日にする場合は、遅くとも数週間前から顧客対応と社内手続きを並行して進めましょう。

営業職が年度末に退職するときの手続き

退職手続きは、次の順番で進めると整理しやすくなります。

1. 就業規則と雇用契約を確認する
2. 退職日を決めて上司や人事に申し出る
3. 退職届など必要書類を提出する
4. 顧客・案件・社内業務を引き継ぐ
5. 有給休暇、給与、賞与、インセンティブを確認する
6. 会社の備品や書類を返却する
7. 退職後に必要な社会保険と税金の手続きをする

1. 退職日と申し出る時期を決める

まず、会社の就業規則で「退職の申し出は何日前までか」を確認します。会社によっては、退職希望日の1か月前など、社内手続き上の期限を定めています。

期間の定めがない雇用契約では、法律上は退職の申し出から2週間で退職できるとされる場合があります。ただし、実際には引き継ぎや社内処理が必要になるため、就業規則を確認し、可能であれば余裕を持って申し出るのが安全です。

有期契約の場合は、契約期間の途中で自由に退職できるとは限りません。契約期間、更新の有無、退職に関する規定を確認し、必要に応じて人事担当者へ相談してください。

年度末は3月31日とは限らない

一般に「年度末」は3月31日を指しますが、会社の事業年度が4月から翌年3月までとは限りません。会社の決算期に合わせて年度末を呼んでいる場合もあるため、退職日や社内手続きの締切は就業規則や人事部門の案内で確認します。

2. 退職の意思を伝え、必要書類を提出する

退職の意思は、まず直属の上司に伝え、その後に人事部門など所定の窓口へ手続きを確認します。退職日や退職理由が決まったら、会社の指定様式に従って退職届などを提出します。

退職届の提出が必要か、提出先や様式が決まっているかは会社によって異なります。独自の書式がある場合は、自己判断で作成せず、会社の案内に従ってください。

3. 営業職に必要な引き継ぎを行う

営業職の退職では、担当顧客と案件の状況を後任者が判断できるように整理することが重要です。口頭だけでなく、社内システムや引き継ぎ資料に記録を残します。

最低限、次の項目を案件ごとに整理しておきましょう。

• 顧客名、担当者、連絡先、所在地
• 顧客の課題、要望、過去の対応履歴
• 商談の段階、提案内容、見積金額
• 次回訪問日や連絡予定日
• 契約締結までの課題と決裁者
• 納品、請求、更新、クレーム対応の状況
• 社内の関係部署と担当者
• 顧客から預かった資料や個人情報の保管場所

特に、年度末は契約更新、納品、請求、売上計上が重なることがあります。退職日までに完了しない案件は、誰が、いつ、何をするのかを具体的に決めておくと、対応漏れを防ぎやすくなります。

顧客への退職連絡は会社の指示に従う

顧客へ退職を伝える時期や伝え方は、会社の方針に従います。後任者の紹介を兼ねて会社から連絡する場合もあれば、担当者同士で挨拶する場合もあります。

会社の許可なく顧客情報を持ち出したり、個人のメールアドレスや連絡先へ移したりしてはいけません。退職後の競業、顧客への勧誘、秘密保持について定めがある場合は、雇用契約や就業規則も確認してください。

4. 有給休暇と給与・インセンティブを確認する

退職前に残っている有給休暇を使う場合は、退職日までの勤務日と休暇日を会社と調整します。退職日を過ぎてから有給休暇を取得することはできないため、残日数と取得予定日を早めに確認してください。

営業職では、次の報酬が退職後に支払われるかどうかが会社の賃金規程や営業報奨規程で決まっていることがあります。

• 月次・四半期・年度のインセンティブ
• 売上達成報奨金
• 契約成立時の歩合給
• 賞与
• 退職月の給与と交通費

確認する際は、「どの時点で支給条件を満たすのか」「退職日が支給日在籍要件に影響するか」「退職後に支給される場合の振込時期」を人事や給与担当者に尋ねます。規程を確認できないまま、支給額や受け取り時期を決めつけないようにしましょう。

5. 会社の備品や情報を返却する

退職日までに、会社から借りている物品と業務情報を返却します。返却対象は会社によって異なりますが、次のような物が代表例です。

• ノートパソコン、スマートフォン、タブレット
• 社員証、入館証、名刺
• 営業車の鍵、ETCカード、ガソリンカード
• 顧客資料、契約書、見積書
• 会社名義のクレジットカード
• 制服や貸与備品

パソコンやスマートフォンのデータを自己判断で削除したり、顧客情報を私物端末へ保存したりせず、会社の指示に従って返却・削除します。経費精算や未提出の営業日報も、退職前に処理しておきます。

退職後の社会保険と税金の手続き

退職日の翌日から、会社の健康保険と厚生年金の資格を失います。転職先が決まっているか、家族の扶養に入るか、すぐに働かないかによって手続きが変わります。

健康保険は退職後の加入先を決める

退職後に健康保険へ加入しないままにすることはできません。主な選択肢は、転職先の健康保険、家族の健康保険の被扶養者、国民健康保険、退職前の健康保険の任意継続です。

国民健康保険の保険料は自治体や前年所得などによって異なります。任意継続の保険料や申請期限も加入していた健康保険によって確認が必要です。退職前に、保険証や資格確認書の返却方法と、会社から受け取る健康保険資格喪失証明書の要否を確認しておきましょう。

厚生年金から国民年金への切り替えが必要な場合がある

退職後すぐに厚生年金へ加入しない場合は、国民年金への切り替えが必要になることがあります。配偶者の扶養に入る場合などは扱いが異なるため、住所地の市区町村や年金事務所で確認します。

雇用保険の手続きを確認する

退職後に仕事を探す場合は、会社から離職票を受け取り、住所地を管轄するハローワークで求職の申込みと雇用保険の手続きを行います。

次の勤務先が決まっていてすぐに就職する場合などは、失業等給付の対象や手続きが異なります。離職票が必要かどうかも含め、退職前に会社へ確認してください。

源泉徴収票と住民税を確認する

退職後に転職する場合は、前の会社の源泉徴収票を転職先へ提出し、年末調整に使うことがあります。年内に再就職しない場合は、確定申告が必要になるケースもあります。

住民税は、退職時期や給与からの徴収方法によって、最後の給与からまとめて徴収される場合や、退職後に自分で納付する場合があります。退職前に、最終給与から差し引かれる税額と、その後に納付書が届く予定があるかを給与担当者へ確認しましょう。

年度末に退職する営業職が確認するチェックリスト

退職日を3月31日とする場合は、次の項目をチェックすると手続き漏れを防ぎやすくなります。

• 就業規則で退職の申し出期限を確認した
• 退職日と最終出勤日を決めた
• 退職届などの提出先と期限を確認した
• 担当顧客と案件の一覧を作成した
• 商談、契約、更新、請求の進捗を引き継いだ
• 顧客への退職挨拶の方法を会社と確認した
• 有給休暇の残日数と取得予定を確認した
• 賞与やインセンティブの支給条件を確認した
• 経費精算、営業日報、未処理の申請を完了した
• パソコン、スマートフォン、名刺、顧客資料を返却した
• 源泉徴収票、離職票、健康保険資格喪失証明書の受け取り方法を確認した
• 退職後の健康保険、年金、雇用保険の手続きを決めた

営業職の年度末退職で最初にすること

最初に、就業規則を確認して退職希望日を決め、直属の上司へ相談してください。そのうえで、人事担当者に退職書類、社会保険、税金、インセンティブの扱いを確認します。

営業職では、一般的な退職手続きに加えて、顧客情報と進行中の案件を正確に引き継ぐことが重要です。退職日、引き継ぎ期限、報酬の支給条件、退職後の保険と税金をそれぞれ分けて確認すると、手続きを進めやすくなります。