転職の応募書類は、履歴書や職務経歴書をWordなどで作成し、完成後に「PDFとして保存」または「PDFに変換」すると作成できます。PDFはレイアウトが崩れにくく、応募先が指定している場合にも使いやすい形式です。
ただし、応募先がWord形式や指定の応募フォームを求めている場合は、PDFに変換せず指示に従ってください。指定がない場合は、提出前にファイル形式、容量、ファイル名、記載内容を確認しましょう。
転職の応募書類をPDFで作成する基本手順
基本的な流れは、「書類を作成する」「PDFに変換する」「表示を確認する」「指定方法で提出する」の4段階です。
- 履歴書や職務経歴書をWord、Googleドキュメントなどで作成する
- 誤字脱字や記載漏れがないか確認する
- PDF形式で保存または書き出しする
- 保存したPDFを開き、文字やレイアウトを確認する
- 応募先の指示に従って、メールや応募フォームから提出する
Wordで応募書類をPDFにする方法
Wordで作成した履歴書や職務経歴書は、「名前を付けて保存」または「エクスポート」からPDF形式を選んで保存します。
- Wordで応募書類を開く
- 「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」または「エクスポート」を選ぶ
- ファイル形式で「PDF」を選択する
- 保存先とファイル名を指定する
- 「保存」または「発行」を選ぶ
保存後は、作成されたPDFを開いて、ページ数、改ページ、写真、表、文字化けの有無を確認してください。Word上では問題なく見えても、PDFに変換した後に文字の位置や改行が変わることがあります。
GoogleドキュメントでPDFを作成する方法
Googleドキュメントで作成した書類は、ダウンロード機能を使ってPDFに変換できます。
- Googleドキュメントで応募書類を開く
- 「ファイル」メニューを選ぶ
- 「ダウンロード」から「PDFドキュメント（.pdf）」を選ぶ
- パソコンに保存されたPDFを開く
- レイアウトや内容に問題がないか確認する
共有リンクを応募先に送るのではなく、応募先がリンク提出を指定していない限り、PDFファイルを保存して提出する方法が分かりやすいでしょう。共有設定のミスによって、採用担当者が書類を開けない可能性もあるためです。
スマートフォンで応募書類をPDFにする場合
スマートフォンで作成した書類や紙の応募書類は、PDF保存に対応したアプリやスキャン機能を使ってPDFにできます。ただし、履歴書や職務経歴書を新しく作る場合は、文字入力やレイアウト調整がしやすいパソコンのほうが確認しやすいことがあります。
紙の書類をスキャンする場合は、次の点を確認してください。
- 四隅が切れていない
- 文字がぼやけていない
- 影や汚れが写り込んでいない
- ページの向きがそろっている
- 写真や印鑑などが判別できる
- ファイル容量が応募先の上限を超えていない
応募先が電子データを求めている場合、スマートフォンで撮影した画像をそのまま送るより、読みやすいPDFにまとめるほうが適しています。ただし、応募先の指定がある場合は、その形式を優先してください。
履歴書と職務経歴書は1つのPDFにまとめるべきか
1つにまとめるか別々にするかは、応募先の指示に従います。指定がない場合は、提出先が扱いやすい方法を選びます。
| 提出方法 | 向いているまとめ方 | 確認すること |
|---|---|---|
| 応募フォームでファイルを1つだけ添付する | 履歴書と職務経歴書を1つのPDFにまとめる | ページの順番とファイル容量 |
| 書類ごとに添付欄がある | 履歴書と職務経歴書を別々のPDFにする | 各ファイルの名前と添付先 |
| メールで提出する | 指定がなければ1つまたは2つのPDFを選ぶ | 本文に添付内容を記載する |
1つにまとめる場合は、通常は履歴書を先にし、その後に職務経歴書を続けます。ページ番号を付けておくと、ページが複数ある場合でも確認しやすくなります。
PDFファイル名の付け方
ファイル名には、氏名、書類名、提出日などを入れると、採用担当者が管理しやすくなります。
履歴書_山田太郎_20261021.pdf職務経歴書_山田太郎_20261021.pdf応募書類_山田太郎_20261021.pdf
日付を入れる場合は、年月日の順にするとファイルを並べ替えやすくなります。応募先からファイル名の指定がある場合は、その指定を優先してください。
PDFに変換した後に確認する項目
PDFを作成したら、保存できたことだけでなく、採用担当者が読める状態になっているかを確認します。
- 氏名、住所、電話番号、メールアドレスに誤りがない
- 応募先の会社名や職種名を間違えていない
- 日付が提出日に合っている
- 写真が正しく表示されている
- 文字化けや空白のページがない
- 表や箇条書きの位置が崩れていない
- ページの順番が正しい
- ファイルを開くためのパスワードが設定されていない
- 応募先が指定する容量以内である
可能であれば、作成した端末とは別の端末やPDF閲覧ソフトでも開いて確認します。メールで送る場合は、送信前に添付ファイルを一度開き、別の書類を添付していないかも確認してください。
応募先へPDFを提出する方法
提出方法は、応募先から届いた求人情報や応募案内の指示を優先します。主な提出方法には、応募フォームへのアップロード、メールへの添付、転職サイトの専用画面からの登録などがあります。
メールで提出する場合
メール本文には、応募する職種、氏名、添付した書類名を簡潔に書きます。PDFを添付したことが分かるようにし、送信前に宛先と添付ファイルを確認してください。
なお、応募先がパスワード付きPDFや別メールでのパスワード送信を指定していない場合、自己判断で設定すると、採用担当者が開けないことがあります。セキュリティに関する指定がある場合だけ、その方法に従いましょう。
応募フォームから提出する場合
応募フォームでは、ファイル形式や容量の上限が設定されていることがあります。アップロード前にPDFの容量を確認し、送信後は受付完了画面や受付メールが届いたかを確認します。
エラーが出る場合は、ファイル形式、ファイル容量、ファイル名に使用できない文字がないかを確認してください。それでも解決しない場合は、応募先が案内している問い合わせ方法を利用します。
PDFで提出できないケースに注意する
PDFが一般的に使いやすい形式でも、すべての応募先で受け付けられるとは限りません。応募先が「指定の履歴書ファイルを使用する」「Word形式で提出する」「応募フォームに直接入力する」などと案内している場合は、PDFへの変換より指定条件が優先されます。
また、PDFに変換したことで文字が小さくなりすぎたり、複数ページに分かれて読みにくくなったりすることがあります。提出前に、パソコンやスマートフォンで実際の表示を確認してください。
転職応募書類をPDFで作成するときの判断
応募先に形式の指定がなければ、履歴書や職務経歴書を作成した後、PDFとして保存し、ファイル名・容量・表示内容を確認して提出します。指定がある場合は、PDFにすることよりも、応募先の指定形式と提出方法を守ることが重要です。
まずは求人情報や応募案内で、提出形式、ファイル容量、ファイル数、ファイル名の指定を確認してください。その条件に合わせてPDFを作成し、提出前に保存したファイルを開いて最終確認を行いましょう。
