在職中の転職活動で応募書類を作成する時間は、平日の短時間と休日のまとまった時間に分けて確保すると進めやすくなります。最初から完璧な書類を1日で作ろうとせず、履歴書や職務経歴書の共通部分を先に作り、応募先ごとの修正に時間を使うのがポイントです。
在職中の応募書類作成は「分けて進める」と時間を確保しやすい
応募書類の作成時間は、次の3つに分けると取り組みやすくなります。
- 経歴や実績を整理する時間
- 履歴書・職務経歴書の共通部分を作る時間
- 応募先に合わせて内容を修正する時間
たとえば、平日の夜に毎日30分だけ経歴を整理し、休日に職務経歴書の全体を作成します。その後、応募する企業が決まったら、1社あたりの志望動機や自己PRの修正に時間を使います。
「応募先を探す」「書類を書く」「面接対策をする」を同じ時間に行わないことも大切です。作業内容を絞ると、短い時間でも進みやすくなります。
まずは応募書類の作成に必要な作業を洗い出す
最初に、応募書類の作成を次のような作業に分けて書き出します。作業の全体像が分かると、空いた時間に何をするか決めやすくなります。
| 作業 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 経歴の整理 | 勤務先、在籍期間、担当業務、役職などを書き出す |
| 実績の整理 | 成果、工夫したこと、担当した範囲を整理する |
| 職務経歴書の作成 | 経歴や実績を文章と箇条書きにまとめる |
| 履歴書の作成 | 基本情報、学歴・職歴、資格などを記入する |
| 応募先ごとの修正 | 求人内容に合わせて志望動機や自己PRを調整する |
| 見直し | 誤字脱字、日付、会社名、ファイル名などを確認する |
すでに履歴書や職務経歴書の下書きがある場合は、経歴整理の時間を省いて構いません。反対に、転職理由や実績がまとまっていない場合は、書類作成より先にメモを作ると文章にしやすくなります。
平日は15〜30分の作業を続ける
仕事がある平日は、長時間を確保するよりも、短時間の作業を継続する方法が向いています。毎日でなくても、曜日を決めて15〜30分の作業時間を確保します。
平日の作業には、次のような内容が適しています。
- 担当業務を箇条書きにする
- 仕事で工夫したことを3つ書く
- 求人票から応募先が求める経験を抜き出す
- 志望動機に使えそうな理由をメモする
- 作成済みの文章を読み直す
- 誤字脱字や日付を確認する
文章を一から完成させる作業は、疲れている時間帯には負担になりやすいものです。平日は素材集めや修正にあて、文章全体の整理は休日に行うと効率を上げやすくなります。
平日の時間を決める例
たとえば、次のように曜日ごとの作業を決めます。これはあくまで計画例であり、実際の所要時間は書類の状態や応募先によって変わります。
- 月曜日：担当業務を箇条書きにする
- 水曜日：実績や工夫した点を整理する
- 木曜日：職務経歴書の文章を修正する
- 金曜日：求人内容と書類の内容を照らし合わせる
予定どおりに進まない日があっても、翌日に長時間を追加する必要はありません。作業を次の予定日に移し、転職活動が負担になりすぎない範囲で続けます。
休日は応募書類の全体を整える時間にする
休日には、平日に集めた情報を使って応募書類の全体を整えます。まとまった時間を確保できる場合でも、数時間続けて作業するより、途中で休憩を入れたほうが見直しをしやすくなります。
休日の作業例は次のとおりです。
- 職務経歴書の経歴と実績を整理する
- 履歴書の基本情報や職歴を入力する
- 応募先の求人内容を確認する
- 志望動機と自己PRを応募先向けに修正する
- 書類全体を読み直し、提出形式を確認する
応募先ごとに文章をすべて作り直す必要はありません。共通して使える経歴や実績を土台にし、応募先が求める経験と関係する部分を前に出します。
職務経歴書は先に共通部分を作る
複数の企業に応募する場合は、職務経歴書の共通部分を先に完成させると、応募のたびに作成する時間を減らせます。
共通部分には、次の内容をまとめます。
- 職務要約
- 勤務先や在籍期間
- 担当してきた業務
- 扱った製品、サービス、ツールなど
- 仕事で身につけた知識やスキル
- 実績や業務上の工夫
ただし、共通部分をそのまま全企業に提出するとは限りません。求人票に書かれた仕事内容と関係の深い経験を上のほうに配置し、応募先に合わない内容は簡潔にするなどの調整が必要です。
応募先ごとの修正は優先順位をつける
すべての応募書類に同じ時間をかけるのではなく、応募の優先度に応じて修正範囲を変える方法があります。
| 応募先の状況 | 修正する内容の目安 |
|---|---|
| 応募を検討している段階 | 求人内容と自分の経験が合っているか確認する |
| 応募を決めた段階 | 職務要約、自己PR、志望動機を求人内容に合わせる |
| 応募期限が近い段階 | 必須項目、誤字脱字、提出形式を優先して確認する |
志望動機を修正するときは、「その企業に応募する理由」だけでなく、「自分の経験を入社後にどう生かせるか」までつながっているかを確認します。企業ごとに調べる範囲が広がりすぎる場合は、求人票に記載された業務内容や応募条件を軸に整理すると、作業が膨らみにくくなります。
作成時間を短くするためにテンプレートを用意する
応募のたびに書式やファイルを一から作ると時間がかかるため、基本のテンプレートを作っておきます。テンプレートには、個人情報や職歴などの共通項目を入力し、応募先ごとに変える部分を分かるようにしておきます。
たとえば、次のように項目を分けます。
- 共通部分：職歴、担当業務、資格、実績
- 応募先ごとに変更する部分：志望動機、自己PRの一部、職務要約の強調点
- 提出前に確認する部分：会社名、職種名、日付、ファイル名、添付ファイル
ファイル名は、応募先と書類名が分かる形にすると、別の企業へ誤って提出するリスクを抑えやすくなります。個人情報を含む書類を保存する場所や共有設定も、自分で管理できる状態にしておきます。
在職中は勤務時間と転職活動の時間を分ける
勤務先のパソコン、メール、プリンターなどを転職活動に使うことは、会社の規定や情報管理上の問題になる場合があります。在職中であっても、応募書類の作成や応募連絡は、原則として勤務時間外に自分の端末や個人の連絡先を使って行います。
面接や応募先からの連絡に対応する必要がある場合は、休暇や勤務先の制度を利用できるか確認します。転職活動をしていることを周囲に知られたくない場合は、書類の保存場所、通知の表示、印刷物の管理にも注意が必要です。
なお、勤務先の就業規則や情報管理規程に定めがある場合は、その内容を確認してください。社内の資料や顧客情報を応募書類に持ち出すことは避け、実績を書くときも守秘義務に触れない表現にします。
時間が足りないときに削らないほうがよい確認
提出期限が迫っている場合でも、次の確認は省かないようにします。
- 応募先の会社名や職種名が正しいか
- 職歴の在籍期間や資格名に誤りがないか
- 求人の応募条件を満たしているか
- 指定されたファイル形式や提出方法に合っているか
- 別の企業向けに作った志望動機が残っていないか
- 個人情報を含むファイルを誤った相手に送らないか
特に、応募先の会社名を間違えたまま提出すると、書類の内容以前に確認不足と受け取られる可能性があります。提出前は文章の表現だけでなく、応募先とファイルの組み合わせを確認します。
作成時間を確保できないときの考え方
仕事が忙しく、平日も休日もほとんど時間がない場合は、応募数を増やす前に1社あたりの作業量を把握します。応募先を増やしすぎると、書類の修正や面接準備が追いつかなくなることがあります。
まずは次の順番で優先します。
- 応募期限がある書類を確認する
- 応募条件と自分の経験が合う求人を絞る
- 共通の職務経歴書を整える
- 応募先ごとに志望動機と自己PRを修正する
- 提出前の確認を行う
時間が取れない理由が一時的な繁忙期、通勤時間、家庭の予定などによる場合は、それぞれに合わせて作業場所と時間帯を変えます。たとえば、通勤中は経歴のメモだけを作り、文章入力は自宅で行うなど、作業を分けると進めやすくなります。
在職中の転職活動では、毎日長時間作業する必要はありません。平日は素材集めや修正、休日は全体の作成と提出前確認というように役割を分け、応募先ごとに必要な部分だけ調整するのが現実的です。
